Microsoft 365 Copilot: Chancen und versteckte Risiken

Kaum eine Technologie hat die Büroarbeit in den letzten zwei Jahren so stark verändert wie generative KI. Microsoft 365 Copilot ist inzwischen bei vielen unserer Kunden im Einsatz, und die Produktivitätsgewinne sind beachtlich. Gleichzeitig sehen wir in der Praxis immer wieder Fallstricke, die in der Euphorie gerne übersehen werden. Copilot sieht alles, was der anfragende Nutzer sehen darf. Klingt trivial, ist es aber nicht. Wir erleben in Projekten regelmäßig, dass über Jahre gewachsene SharePoint-Strukturen historisch großzügige Berechtigungen mitschleppen. Was früher niemand gefunden hat, weil die Suche ungenau war, findet Copilot in Sekunden. Gehälter, Kündigungsschreiben und Verträge im falschen Ordner werden plötzlich bei harmlosen Fragen zu internen Ergebnissen. Bevor Copilot freigeschaltet wird, sollte eine Bestandsaufnahme erfolgen. Sensitivity Labels aus Microsoft Purview helfen dabei, vertrauliche Inhalte zu markieren und von der KI-Auswertung auszuschließen. Dieser Schritt wird gerne übersprungen, rächt sich aber spätestens beim ersten Vorfall. Konkret sollten vor dem Rollout ein Berechtigungs-Audit aller SharePoint-Sites und OneDrive-Freigaben durchgeführt, Sensitivity Labels definiert und auf bestehende Dokumente angewendet, Restricted SharePoint Search für besonders kritische Sites aktiviert, eine Governance-Richtlinie für KI-Nutzung erstellt und Mitarbeiter geschult sowie Data Loss Prevention Regeln für Copilot-Ausgaben eingerichtet werden. Die beste Technik hilft nichts, wenn Mitarbeiter vertrauliche Kundendaten in externe ChatGPT-Instanzen kippen, weil sie Copilot nicht verstehen oder den Unterschied nicht kennen. Eine 30-minütige Schulung zum Thema was gehört in Copilot und was nicht ist aus unserer Sicht die günstigste Sicherheitsmaßnahme, die ein Unternehmen überhaupt treffen kann. Copilot ist ein mächtiges Werkzeug, aber kein Produkt, das man einfach einschaltet. Wer die Hausaufgaben vorher macht, profitiert massiv. Wer sie überspringt, wird sich wundern, was die KI so alles zutage fördert. Wir begleiten Copilot-Einführungen von der Lizenzierung über die Datenhygiene bis zur Schulung der Fachbereiche.